Datasport · zapisy i pomiar czasu
Faktury przez Datasport
Przewodnik dla organizatora, który zakłada u nas zawody i chce, żeby faktury za pakiety startowe wychodziły z naszego systemu — ręcznie albo automatycznie, z wysyłką do KSeF.
Co ustalić na starcie
Zanim wejdziesz do panelu
Cztery rzeczy decydują o tym, jak skonfigurujemy faktury. Warto je mieć przemyślane, bo część da się zmienić tylko przed wystawieniem pierwszej faktury.
| Pytanie | Dlaczego to ważne |
|---|---|
| Kto jest sprzedawcą? | Podmiot, który widnieje na fakturze i rozlicza VAT. Bywa, że zawody organizuje ośrodek sportu, a sprzedawcą jest gmina — wtedy potrzebujemy obu danych. |
| Jaka stawka? | 23%, zwolnienie przedmiotowe (usługi sportowe), zwolnienie podmiotowe do limitu — albo różne stawki dla różnych produktów. To ustalasz Ty lub Twoja księgowość, nie my. |
| Faktura na żądanie? | Zawodnik w formularzu rejestracyjnym decyduje czy chce fakturę na firmę czy na osobę prywatną. Firmy z NIP-em muszą dostać fakturę w KSeF. Osobom prywatnym można wystawiamy tylko tym, którzy poproszą. |
| Kto ma klikać? | Automat wystawia i wysyła sam. Tryb ręczny daje kontrolę, ale ktoś musi regularnie wchodzić do panelu. |
Numeracja to decyzja jednorazowa. Po wystawieniu pierwszej faktury nie zmieniamy prefiksu ani formatu — ciągłość numeracji jest wymogiem, a KSeF pilnuje duplikatów. Przemyśl to razem z księgowością, zanim ruszą zapisy.
Zakładamy zawody
Krok 1
Zawody zakładasz normalnie — nazwa, terminy, limity, opłaty, sklep z dodatkami. Fakturowanie jest osobną warstwą i włącza się je później, więc nie musisz mieć wszystkiego ustalonego od pierwszego dnia.
Ważne jest jedno: jeżeli sprzedajesz w sklepie dodatki — koszulki, posiłek, ubezpieczenie, nocleg — każdy z nich może mieć własną stawkę VAT. Dodaj je do sklepu przed konfiguracją faktur, wtedy pojawią się na liście do oznaczenia.
Dane sprzedawcy
Krok 2 · panel → Konfiguracja KSeF
NIP, nazwa i adres wchodzą na fakturę dokładnie w tej postaci. Przycisk GUS pobiera dane z rejestru — szybciej i bez literówek niż przepisywanie ręczne.
Jednostka realizująca
Osobna sekcja, potrzebna w jednej konkretnej sytuacji: gdy sprzedawcą jest jeden podmiot, a zawody prowadzi inny. Typowy przykład to gmina jako podatnik VAT i miejski ośrodek sportu jako organizator. Wtedy gmina idzie w sekcji sprzedawcy, ośrodek w sekcji jednostki, a na fakturze pojawiają się oba podmioty.
Jeśli to ten sam podmiot — zostaw puste.
Stawki VAT i zwolnienia
Krok 3
Ustawiasz stawkę domyślną dla opłaty startowej, a osobno dla każdego produktu ze sklepu.
W polu stawki wpisujesz liczbę (23, 8, 5, 0)
albo zw dla zwolnienia.
Gdy wpisujesz „zw”
Faktura ze zwolnieniem musi podawać podstawę prawną — bez tego jest wadliwa. Wybierasz ją z listy:
- art. 43 ust. 1 pkt 32 — zwolnienie przedmiotowe dla usług ściśle związanych ze sportem, świadczonych przez kluby i związki sportowe. Nie każdy organizator się kwalifikuje.
- art. 113 ust. 1 — zwolnienie podmiotowe do limitu obrotu. Dotyczy podmiotu, nie usługi, więc przestaje działać po przekroczeniu progu.
Tej decyzji za Ciebie nie podejmiemy. Stawka i podstawa zwolnienia to kwestia Twojego rozliczenia z urzędem — ustal je z księgowością. My odwzorowujemy to, co wpiszesz.
Różne stawki na jednej fakturze
To normalne i obsługiwane. Opłata startowa może być zwolniona, a koszulka opodatkowana 23% — system rozbije to na osobne pozycje z właściwymi stawkami i policzy podsumowanie.
Numeracja faktur
Krok 4
Numer składa się z prefiksu, kolejnego numeru z wiodącymi zerami i sufiksu. Podgląd pod polami pokazuje, jak wyjdzie pierwsza faktura.
| Prefiks | Długość | Sufiks | Efekt |
|---|---|---|---|
FV/ | 4 | /2026 | FV/0001/2026 |
BG/ | 3 | /06/2026 | BG/001/06/2026 |
| puste | 5 | /DS | 00001/DS |
Numeracja jest prowadzona osobno dla każdych zawodów. Jeżeli organizujesz kilka imprez w roku i rozliczasz je pod jednym NIP-em, daj każdej inny prefiks lub sufiks — inaczej numery się powtórzą, a KSeF odrzuci duplikat.
Dostęp do KSeF
Krok 5 · panel → Dostęp do KSeF
Od kwietnia 2026 faktury dla firm trafiają wyłącznie do Krajowego Systemu e-Faktur. Żebyśmy mogli je tam wysyłać w Twoim imieniu, potrzebujemy dostępu do Twojego kontekstu w KSeF. Są dwa sposoby.
Upoważniasz nas w KSeF zalecane
Nadajesz naszemu NIP-owi uprawnienie bezpośrednio w Aplikacji Podatnika. Nie przekazujesz nam żadnego hasła ani tokenu, a dostęp cofasz sam, w każdej chwili, bez kontaktu z nami.
- NIP
- 8860021767
- Pełna nazwa
- Marek Zieliński Datasport
Jak to zrobić
Zaloguj się na ap.ksef.mf.gov.pl — podpisem kwalifikowanym, pieczęcią firmową albo Profilem Zaufanym — w kontekście NIP-u, na który mają iść faktury. Następnie Uprawnienia → Nadaj uprawnienie.
W polu Rodzaj uprawnienia wybierz „Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur”. Nie zrażaj się nazwą — to tylko kategoria. Faktyczny zakres ustawiasz niżej, w sekcji Zakres uprawnień.
Wpisz nasz NIP i pełną nazwę, a w zakresie zaznacz wyłącznie „wystawiania faktur”.
Zatwierdź przyciskiem Nadaj uprawnienia. Działa od razu.
Sprawdź, czy zadziałało
Wróć do panelu, w sekcji Dostęp do KSeF kliknij Sprawdź upoważnienie. Łączymy się z KSeF i potwierdzamy, że widzimy uprawnienie. Zielony komunikat oznacza, że wszystko gotowe — nie musisz nas o niczym informować.
Przekazujesz nam własny token
Alternatywa, jeśli z jakiegoś powodu nie chcesz nadawać uprawnienia. W Aplikacji Podatnika generujesz token KSeF obejmujący wystawianie faktur i wklejasz go w panelu, w sekcji Alternatywnie: własny token organizatora.
Token wyświetla się tylko raz, więc skopiuj go od razu. Zapisujemy go zaszyfrowanego i nie da się go później odczytać z panelu.
Wada tego wariantu: token jest pełnoprawnym sekretem i żeby odebrać nam dostęp, musisz go unieważnić w KSeF. Upoważnienie cofa się jednym kliknięciem i nic poufnego nie zmienia właściciela — dlatego polecamy tamten wariant.
Tryb pracy
Krok 6 · panel → Konfiguracja KSeF → Automat
Możesz wystawiać faktury ręcznie, w pełni automatycznie albo gdzieś pomiędzy. Przełączniki działają niezależnie, więc da się je włączać stopniowo.
| Ustawienie | Co robi |
|---|---|
| Wystawiaj automatycznie | System co kilka minut bierze opłacone zgłoszenia i wystawia faktury. Bez tego wszystko robisz zaznaczeniem w panelu. |
| Wysyłaj do KSeF | Gotowe faktury lecą do KSeF. Wyłączone — powstają pliki, które możesz obejrzeć przed wysłaniem. |
| Również B2C do KSeF | Faktury dla osób prywatnych też trafiają do KSeF. Domyślnie nie — dla konsumentów jest to dobrowolne. |
| Wysyłaj PDF mailem | Zawodnik dostaje wizualizację faktury na adres z formularza zgłoszeniowego. |
| Opłata musi odleżeć | Ile godzin czekamy od zaksięgowania. To Twoje okno na poprawienie danych do faktury, zanim dokument stanie się nieodwracalny. Sugerujemy 2–24 h. |
| Nie wystawiaj za opłaty starsze niż | Zabezpieczenie przy włączaniu automatu na trwających zawodach — żeby nie wystawił nagle faktur za całą historię zapisów. |
Trzy typowe układy
Pełny automat
Wszystko włączone. Nie zaglądasz do panelu, faktury wychodzą same, zawodnicy dostają PDF-y. Dobre dla imprez cyklicznych z ustaloną konfiguracją.
Automat z podglądem
Wystawianie włączone, wysyłka do KSeF wyłączona. System przygotowuje dokumenty, Ty przeglądasz je w panelu i wysyłasz zaznaczone. Dobre na pierwsze zawody, zanim nabierzesz zaufania do ustawień.
Ręcznie
Wszystko wyłączone. Wchodzisz do panelu, zaznaczasz opłaty, klikasz wystawianie. Sensowne przy małej liczbie faktur albo gdy każdą chcesz obejrzeć.
Zalecamy zacząć od układu z podglądem. Pierwsze kilkanaście faktur pokaże, czy stawki, nazwy pozycji i dane nabywców wyglądają tak, jak chcesz. Faktura przyjęta przez KSeF jest nieodwracalna — poprawia się ją wyłącznie korektą.
Co dostaje zawodnik
Zawodnik, który podał NIP, dostaje fakturę w KSeF — jego księgowość pobierze ją stamtąd automatycznie. Dodatkowo wysyłamy mailem PDF z numerem KSeF i kodem QR, który pozwala zweryfikować dokument w systemie.
Osoba prywatna dostaje PDF mailem. Dokumentem jest wtedy sam PDF, chyba że włączysz wysyłanie B2C do KSeF.
Dane do faktury zbieramy w formularzu zgłoszeniowym. Zawodnik może podać dane firmy albo zostawić swoje. Jeśli poda NIP, traktujemy zgłoszenie jako firmowe i faktura idzie do KSeF.
Korekty i zwroty
Faktura w KSeF jest dokumentem urzędowym od chwili nadania numeru. Nie da się jej usunąć ani poprawić — jedyną drogą jest faktura korygująca, którą też wystawisz z panelu.
Typowe sytuacje: zawodnik rezygnuje i dostaje zwrot, zmienia pakiet na tańszy, podał błędny NIP. W panelu wybierasz fakturę, podajesz przyczynę i pozycje po korekcie. System policzy różnicę i przygotuje dokument pokazujący stan przed i po.
Dlatego warto ustawić sensowne „odleżenie” opłaty — kilka godzin zwłoki pozwala poprawić literówkę w NIP-ie, zanim faktura trafi do KSeF i trzeba ją będzie korygować.
Częste pytania
Czy zobaczycie moje pozostałe faktury?
Nie. Prosimy wyłącznie o uprawnienie do wystawiania. Żeby zobaczyć Twoje dokumenty, musielibyśmy dostać osobne uprawnienie do przeglądania — dlatego w instrukcji zostawiamy ten checkbox odznaczony.
Mam biuro rachunkowe z uprawnieniami. Czy to koliduje?
Nie. Uprawnienia w KSeF można nadać wielu podmiotom naraz i działają niezależnie. Twoje biuro zachowuje swoje, my dostajemy własne, węższe.
Kto figuruje na fakturze jako sprzedawca?
Twój podmiot. Upoważnienie dotyczy tylko czynności technicznej — wprowadzenia dokumentu do systemu. Sprzedawcą i stroną umowy pozostajesz Ty.
Co z zawodami, które już trwają?
Fakturowanie można włączyć w trakcie. Ustaw datę w polu „nie wystawiaj za opłaty starsze niż”, żeby automat nie sięgnął wstecz, i dogadaj z nami, co zrobić ze zgłoszeniami sprzed tej daty.
Organizuję kilka imprez. Konfiguruję każdą osobno?
Dane sprzedawcy, stawki i numerację — tak, osobno dla każdych zawodów. Dostęp do KSeF nadajesz raz: uprawnienie dotyczy Twojego NIP-u, więc obejmuje wszystkie imprezy rozliczane pod nim.
Zawodnik prosi o fakturę po zawodach. Da się?
Tak, w panelu wystawisz ją ręcznie. Pamiętaj tylko o terminie — fakturę wystawia się najpóźniej 15. dnia miesiąca po miesiącu sprzedaży, a przy żądaniu zgłoszonym później obowiązują osobne zasady. W razie wątpliwości napisz.
Co jeśli wystawimy coś przez pomyłkę?
Do momentu wysłania do KSeF fakturę można usunąć i wystawić od nowa. Po wysłaniu zostaje korekta — także do zera, jeśli dokument nie powinien był powstać.